Företag som vill modernisera hur de hanterar innehåll i företaget anammar en integrerad innehållstjänststrategi. Inriktningen går tydligt mot modulära dokumenthanteringssystem 2023.
Eftersom digital teknik de senaste årtiondena har förändrat hur människor skapar, flyttar och lagrar sin data, har hanteringen av mängden fysiska dokument och digital data som produceras blivit en pågående utmaning för företag. Tekniker som molnbaserade appar och tjänster, tillsammans med regulatoriska krav kring lagring och skydd av kunddata, har krävt att företag behöver utforska tekniska lösningar för data- och dokumenthantering.
Tidigare innebar detta att investera i ett dokumenthanteringssystem (DMS), som hjälpte företag att digitalt lagra och hantera pappersbaserade och onlinedokument. Framväxten av webbaserad teknik skapade innehållshanteringssystem (CMS), som hanterade digitalt skapat innehåll, men även inkluderade format som ljud, video, bilder och HTML-baserade filer.
Sedan uppstod ECM-system (Enterprise Content Management), där ECM var en samlingspunkt för en uppsättning processer och verktyg som företag använde för att fånga, lagra, skydda, hämta och hantera affärsinformation. Processer som hantering av innehållslivscykel, digital tillgångshantering, arbetsflödeshantering, informationsstyrning och samarbetsfunktioner anslöt sig till mixen i hanteringen av dokument, tillsammans med katastrofåterställning och avancerade säkerhetsfunktioner.
Även om alla dessa akronymer har förblivit i användning till viss del, har gränserna mellan dem suddats ut under åren som leverantörer har lagt till fler möjligheter. Idag handlar hantering av innehåll mindre om typerna av dokument (fysiska kontra digitala, eller formattyp) och mer om huruvida innehållet används på ett internt eller externt sätt. Utvecklingen av dokumenthanteringssystem 2023 och innehållshanteringssystem har överlappat till den punkt där moderna system kan hantera alla dokumenttyper, arbetsflöden eller processer.
Vägen till modulära dokumenthanteringssystem 2023
Denna suddighet och blandning har fortsatt, med traditionella ECM-applikationer och applikationer för content-sharing and collaboration (CSC) som konvergerar i molnet som mer smidiga och skalbara molninnehållstjänster. Hybridarbetsmodeller som pushades framåt av pandemin 2020 drev behovet av att skala åtkomst till innehåll utan att vara låst till en geografisk plats. Som ett resultat har molninnehållsapplikationer lagt till artificiell intelligens (AI), maskininlärning (ML), naturlig språkbehandling (NLP) och analyser för att hjälpa företag vägleda beslutsfattande och automatisera uppgifter i flera affärsprocesser.
Gartner har faktiskt förklarat ECM död och kallar nu kategorin content services platforms (CSPs). Istället för att försöka lagra och hantera allt av ett företags data inom en enda plattform, betonar CSP-metoden att använda integrerade appar och tjänster för att komma åt, arbeta med och hantera information var den än finns.
”CSP:er tillhandahåller ett sätt för anställda att hämta och arbeta med innehåll på ett modernt, sömlöst sätt över enheter och organisatoriska gränser”, skrev företaget i sin 2021-rapport om marknaden. ”Som sådana är de kärnkomponenten i alla organisationers digitala arbetsplatsstrategi.”
IDC har också noterat övergången från enstaka ECM-plattformar till ett modulärt tillvägagångssätt. ”Termen för innehållstjänster innebär att istället för att ha en enda stor applikation som tillhandahåller tjänster som du kanske behöver eller inte behöver, och som aldrig skulle kunna tillfredsställa alla användningsfall, är de modulära – så ditt DevOps-team eller din systemintegratör kan sätta samman lösningar som tillfredsställer en antal användningsfall. Eftersom det här kan integreras enklare, är du inte nödvändigtvis låst till specifika tekniker. Det är visionen. Vissa leverantörer har kunnat utföra det bättre än andra.
Modernisera informationshanteringen
När man tittar på CSP-system, säger Gartner-rapporten, har köpare många alternativ som kan göra det möjligt för dem att verkligen implementera en företagsvision av informationshanteringstjänster, tack vare framsteg inom bl.a. molnteknik. De är enklare att skaffa, distribuera och implementera än traditionella ECM-appar, med bättre designade användargränssnitt som tillåter användare att komponera applikationer från de underliggande modulerna.
Gartner varnade dock för att CSP:er sällan implementeras som fristående lösningar, eftersom det vanligtvis finns någon befintlig innehållsteknik som ett företag redan använder. ”Detta kan ses som ett arv av organisationen, men det är alltid värt att utvärdera uppgraderingsalternativen för befintliga plattformar,” sa Gartner, eftersom kostnaderna för migrering och omplattformar kan vara betydande.
Det finns väldigt få organisationer som inte redan har något slags innehållshanteringssystem på plats – även små företag använder gratisversioner av Box, Dropbox eller Google för att hantera dokument och filer, även om dessa tjänster saknar mycket funktionalitet.
Vad vi ser är mycket modernisering. De flesta av investeringarna i dessa lösningar är att modernisera innehållshantering.
Nästa fas: flexibla system
Ett modern informationshanteringssystem som Advantum har fördelar som flexibiliteten i kombination med att Advantum är en standardprogramvara. Denna kombination innebär att stora som små företag kan hantera sin data på ett sätt som är i linje med verkliga behov och krav utan att behöva bygga en specialanpassad lösning för informationshantering och dokumenthantering.
Modulbaserade system innebär att man med hjälp av enskilda komponenter för dokumenthanteringssystem kan uppnå den hantering som ett specifikt företag är ute efter. Ingen ny funktionalitet behöver utvecklas utan existerande komponenter är så flexibla att de kan konfigureras till att se ut och fungera på det sätt man önskar.
