Att välja rätt dokumenthantering 2025 (DMS) är en strategisk investering för företag som vill förbättra effektiviteten, säkerheten och smidigheten i sina arbetsprocesser. I takt med att teknologin utvecklas, förändras också behoven och förväntningarna på moderna DMS-lösningar. År 2025 står vi inför flera spännande trender som företag bör ha i åtanke när de väljer ett system.
1. AI-drivna funktioner för automatisering och analys
Artificiell intelligens (AI) förväntas spela en allt större roll i dokumenthantering. Automatiserad kategorisering, avancerad sökning och maskinlärning för att identifiera mönster och risker i dokumentflöden blir standardfunktioner. Företag kommer kunna dra nytta av AI för att snabbt få insikter från stora datamängder och effektivisera arbetsprocesser genom att automatisera repetitiva uppgifter, som att sortera eller arkivera dokument.
2. Fokus på säkerhet och regelefterlevnad
Med ökande krav på datasäkerhet och efterlevnad av regler som GDPR, kommer säkerhet att vara en central faktor i valet av dokumenthanteringssystem. Kryptering, strikt åtkomstkontroll och avancerade funktioner för att spåra ändringar och åtkomsthistorik blir allt viktigare. År 2025 kan vi även förvänta oss mer integrerade lösningar som säkerställer att företagens dokument hanteras enligt globala och branschspecifika regelverk.
3. Smidig integration och interoperabilitet
Moderna företag använder en mängd olika digitala verktyg, från ERP- och CRM-system till kommunikationsplattformar. Dokumenthanteringssystem som erbjuder enkel integration med befintliga lösningar och molntjänster kommer att vara mest attraktiva. Trenden går mot öppna API:er och modulära system som kan anpassas efter specifika verksamhetsbehov.
4. Molnbaserade lösningar med hybridalternativ
Molnbaserade dokumenthanteringssystem har redan vuxit i popularitet, men 2025 kommer hybridlösningar – där företag kan kombinera molnlagring med lokala servrar – att växa ännu mer. Detta ger företag flexibilitet att balansera kostnadseffektivitet, prestanda och säkerhet.
5. Förbättrad användarupplevelse (UX)
Ett modernt dokumenthanteringssystem ska vara lätt att använda och förstå, även för de som inte är tekniskt bevandrade. 2025 kommer trenden gå mot ännu mer intuitiva gränssnitt, med fokus på mobilanpassning och enkelhet. Medan avancerade funktioner förblir viktiga, kommer systemens användbarhet vara avgörande för att maximera medarbetarnas produktivitet.
6. Hållbarhet och miljöaspekter
Digitaliseringen innebär en stor potential för minskad pappersanvändning, men företag börjar också ställa krav på att deras tekniska lösningar ska bidra till hållbarhet. DMS som kan rapportera om minskad miljöpåverkan eller hjälper företag att effektivt hantera resurser kommer att ha en konkurrensfördel.
Advantum – Ett Modernt och Modulärt Dokumenthanteringssystem
När det gäller att möta framtidens krav har företag som Postnord, IKEA och Luftfartsverket (LFV) valt Advantum. Advantum erbjuder en modulär lösning som kan anpassas efter både små och stora verksamheters behov. Med funktioner som stödjer hög säkerhet och smidiga integrationer, kombinerar Advantum användarvänlighet med avancerad teknik.
