Dokumenthantering, även kallat Document Management Systems (DMS), är användningen av ett datorsystem och programvara för att lagra, hantera och spåra elektroniska dokument och elektroniska bilder av pappersbaserad information som fångas med hjälp av en dokumentskanner.
Dokumenthantering är hur din organisation lagrar, hanterar och spårar sina elektroniska dokument.
Enligt ISO 12651-2 är ett dokument ”inspelad information eller objekt som kan behandlas som en enhet.” Även om detta låter lite komplicerat, är det helt enkelt förmodligen det du gjort, skapat, distribuerat och användt i flera år.
Nu kan vi definiera dokumenthantering som programvaran som kontrollerar och organiserar dokument i en organisation. Den innehåller dokument- och innehållsinsamling, arbetsflöde, dokumentlagring, COLD/ERM och utdatasystem och system för informationshämtning. Även de processer som används för att spåra, lagra och kontrollera dokument.
Dokumenthantering är en av föregångarna till informationshantering, och det var inte så länge sedan som var tillgängligt enbart på fristående basis som dess syskonsystem för avbildning, arbetsflöden och arkivering. Det ger några av de mest grundläggande funktionerna för innehållshantering, genom att införa kontroller och hanteringsmöjligheter på annars ”dumma” pappersdokument. Detta gör det så att när du har dokument och behöver använda dem, så kan du göra det. Några av nyckelfunktionerna i dokumenthantering inkluderar:
- Incheckning/utcheckning och låsning, för att koordinera den samtidiga redigeringen av ett dokument, så att en persons ändringar inte skriver över en annans.
- Versionshantering, så att du kan hålla koll på hur det aktuella dokumentet kom till och hur det skiljer sig från de tidigare versionerna.
- Återställning, för att ”aktivera” en tidigare version i händelse av ett fel eller för tidig release.
- Audit Trail, för att tillåta rekonstruktion av vem som gjorde vad med ett dokument under loppet av dess liv i systemet.
- Anteckningar och stämplar.
Dokumenthantering inordnades så småningom i innehållshantering, eftersom det finns mer information tillgänglig för oss idag än någonsin tidigare, och det mesta skapas inte av oss. Tack vare att det blivit vanligt med en uppsjö av källor som webben, USB-stickor, smartphones etc. har behovet av att hantera information av alla slag ökat lavinartat – inte bara när det gäller fler medietyper som text, bilder, ljudinspelningar, men också när det gäller hur strukturerat – och därmed hur lätthanterligt – det hela är.
Dokumenthanteringssystem sträcker sig idag i storlek och omfattning från små, fristående system till storskaliga företagsomfattande konfigurationer som betjänar en global publik. En del moderna dokumenthanteringssystem är modulbaserade och tillåter användarna att välja endast de funktioner som de har användning av i sin verksamhet. Advantum är ett exempel på ett sådant dokumenthanteringssystem. Många dokumenthanteringssystem tillhandahåller ett sätt att införliva standardrutiner för fysisk dokumentarkivering elektroniskt. Dessa inkluderar:
- Lagringsplats
- Säkerhet och passerkontroll
- Versionshantering
- Audit trail
- In-/utcheckning och dokumentlåsning.
Dokumenthantering, även om den fortfarande känns igen och används oberoende, är den också en vanlig komponent som finns i en Enterprise Content Management-miljö.
