Avtal och kontrakt är en viktig del av varje verksamhet, och att hantera dem effektivt är avgörande för ett företags framgång. Ett avtalshanteringssystem (CMS) kan hjälpa företag att effektivisera sina avtalsprocesser, minimera risker och öka produktiviteten. Med tillgången till olika CMS-alternativ på marknaden kan det vara en skrämmande uppgift att välja rätt avtalshanteringssystem. I den här artikeln kommer vi att diskutera vad du ska tänka på när du väljer ett avtalshanteringssystem.
Bestäm dina krav
Det första steget i att välja ett avtalshanteringssystem är att fastställa dina krav. Utvärdera din nuvarande avtalshanteringsprocess och identifiera de svaga punkterna. Du kanske också vill överväga vilka typer av avtal du hanterar, antalet kontrakt du hanterar och storleken på din organisation. Denna analys hjälper dig att identifiera de funktioner du behöver i ett CMS med avtalshantering.
Enkel användning
Användarvänligheten för ett avtalshanteringssystem är en kritisk faktor att överväga. Ett användarvänligt system kan hjälpa till att minska utbildningskostnader och tid samtidigt som användningen ökar. Avtalshanteringssystemet ska ha ett intuitivt gränssnitt som gör det enkelt att navigera och utföra uppgifter. Det bör också vara anpassningsbart för att matcha din organisations varumärke och arbetsflöden.
Integrationsförmåga
Ett avtalshanteringssystem som integreras med dina befintliga system kan hjälpa dig att uppnå större effektivitet. Avtalshanteringssystemet bör kunna integreras med din e-post, Office 365 (om ni använder det) dokumenthanteringssystem och andra kritiska affärsapplikationer. Integreringsfunktioner kan också hjälpa till att minska manuell datainmatning och minimera fel.
Säkerhet och efterlevnad
Avtal innehåller ofta känslig information, och det är viktigt att säkerställa dess säkerhet. Ett avtalshanteringssystem bör tillhandahålla robusta säkerhetsfunktioner, inklusive datakryptering, åtkomstkontroll och granskningsspår. Det bör också följa dataskyddsbestämmelser, såsom GDPR och CCPA.
Contract Lifecycle Management
Avtalshanteringssystemet ska kunna hantera hela kontraktets livscykel, från skapande till förnyelse. Det bör tillhandahålla funktioner för kontraktsutformning, förhandling och godkännande. Det bör också automatisera kontraktsförnyelser, påminnelser och meddelanden. Ett robust CMS kan hjälpa till att minska manuella ingrepp och förbättra kontraktsprestanda.
Rapportering och analys
Ett bra avtalshanteringssystem bör tillhandahålla en omfattande rapporterings- och analysfunktion som kan hjälpa dig att spåra kontraktsprestanda, identifiera trender och fatta välgrundade beslut. Avtalshanteringssystemet bör ge realtidssynlighet i din avtalshanteringsprocess, inklusive avtalsstatus, utgångar och förnyelser.
Skalbarhet
När ditt företag växer, kommer dina kontraktshanteringsbehov också att växa. Det avtalshanteringssystem du väljer bör vara skalbart för att tillgodose dina framtida behov. Den ska kunna hantera en större volym av avtal, användare och arbetsflöden. Avtalshanteringssystemet bör också tillhandahålla flexibla distributionsalternativ, inklusive on-premise, moln eller hybrid.
Kundsupport
CMS-leverantören bör tillhandahålla utmärkt kundsupport för att hjälpa dig att lösa eventuella problem eller frågor. Supporten ska vara tillgänglig via olika kanaler, inklusive telefon, e-post och chatt. Säljaren bör också tillhandahålla utbildning och onboarding för att hjälpa dig komma igång snabbt.
Slutsats
Att välja rätt avtalshanteringssystem kan hjälpa din organisation att hantera kontrakt effektivt, minska riskerna och förbättra produktiviteten. När du väljer ett avtalshanteringssystem, överväg dina krav, användarvänlighet, integrationsmöjligheter, säkerhet och efterlevnad, avtalslivscykelhantering, rapportering och analys, skalbarhet och kundsupport. Med dessa faktorer i åtanke kan du välja ett avtalshanteringssystem som passar dina affärsbehov och mål.
Läs mer om Advantums avtalshanteringsystem
