Företag inom Life Science, produktutveckling och många andra branscher blir överösta med dokumentation. Kontrakt, planering, dokument som ska signeras, klassificerat material m.m. Om man saknar ett system för att hantera dokumentationen kommer det att bli kaos. Ett bra dokumentnateringssystem garanterar effektiv hantering av dokumentation som är viktiga för företaget.
Läs mer om vad dokumenthantering är
Dokumenthantering fungerar genom att strukturera dokument, helst med versionshantering så att man kan spåra ändringar och säkerställa kvaliteten genom hela kedjan.
Dokumenthantering ska kunna hantera bland annat
- Styrande och regulatoriska dokument
- Rapporter
- Riktningar
- Instruktioner
- Anteckningar från möten
- Viktiga e-post
- Skapa dokumentation efter företagets mallar
- Hålla sig till standarder och lagstiftning
- Ha effektiva sökfunktioner
- Gärna ha lokal lagring eller molnlagring beroende på företagets krav
Det är viktigt att inte bara hitta rätt version av dokumenten utan även att kunna se vilka olika dokument som hör ihop, eller är relevanta för varandra. Med hjälp av korsreferenser får man en bra överblick över hur datan hänger ihop.
Ett bra dokumenthanteringssystem ger även personal med olika nivåer av rättigheter möjlighet att samarbeta effektivt i olika projekt. Dokument kan kommenteras, granskas, godkännas m.m. Elektroniska signaturer är en viktig del i det hela.
En stor fördel är om dokumenthanteringssystemet dessutom är möjligt att integrera med annan standardiserad programvara som Microsoft Office 365.
Hoppas att den här guiden ger dig lite stöd för ditt val av dokumenthanteringssystem
