Det finns många dokumenthanteringssystem, varav många är gratis att ladda ner. Detta kan verka bra, men det kan dock vara tidsödande Framförallt när många av systemen gärna gör reklam för hur bra de kan lösa olika problem, men inte nämner något om vilka funktioner de saknar.
Det kan vara tidsödande att investera tid (och pengar) i system som man sedan måste byta för att man hittar en begränsning eller ett problem som inte kan lösas.
Det finns sajter som granskar vilka funktioner som vissa av dokumenthanteringssystemen, och vilka funktioner som de saknar. Även sajter som Capterra som hjälper beslutsfattare att hitta rätt programvara har svårt att hänga med när programvaror uppdateras med nya funktioner.
En gemensam nämnare för gratissystemen är att de vanligtvis saknar någon nyckelfunktion som kommer att bli nödvändig när verksamheten växer eller behöver kopplas ihop med andra system som verksamheten använder (t.ex. Microsoft 365).
En annan faktor som är viktig att räkna in är säkerheten. Vilka garantier lämnar ett företag som erbjuder en gratisprodukt för att garantera sekretss för känsliga dokumen som rör dina affärer, produktutveckling eller persondata? Kan du kontrollera och välja hur och var sådan data hanteras?
Vad kan man göra då? En del företag som Advantum erbjuder en demonstration där man kan gå igenom funktionerna och behoven man har tillsammans med en fysisk person. Utan att behöva låsa sig vid något köp förstås. Detta kan vara värdefullt när man inte själv är 100 % insatt i de utmaningar man kan möta down-the-road.
